ഇ-ഇൻവോയ്സ് › Excel-ൽ നിന്ന് ബൾക്ക് ഇ-ഇൻവോയ്സ്

Excel-ൽ നിന്ന് ബൾക്ക് ഇ-ഇൻവോയ്സ്: ഒരുപാട് ഇൻവോയ്സുകൾക്ക് ഒരു ഫയൽ

IRP-യുടെ ബൾക്ക് അപ്‌ലോഡ് ഒരുപാട് ഇൻവോയ്സുകളുള്ള ഒരൊറ്റ JSON ഫയൽ സ്വീകരിക്കും. ഓരോ ഇൻവോയ്സും വെവ്വേറെ ടൈപ്പ് ചെയ്യുന്നതിന് പകരം, ഒരു Excel ഷീറ്റ് പൂരിപ്പിക്കുക; മേക്കർ ഓരോ ഇൻവോയ്സും ആദ്യം പരിശോധിച്ച് ആ ഫയൽ ഉണ്ടാക്കും.

ഘട്ടം ഘട്ടമായി

"Excel-ൽ നിന്ന് ഒറ്റയടിക്ക് ഒരുപാട് ഇൻവോയ്സുകൾ" എന്നതിന്റെ ഘട്ടം 1-ൽ നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ് തിരഞ്ഞെടുക്കുക. അത് നിങ്ങൾ സേവ് ചെയ്ത ബിസിനസുകളിൽ നിന്ന് വരും (ലിസ്റ്റ് ഒഴിഞ്ഞാണെങ്കിൽ എന്റെ ഡാറ്റയിൽ ഒന്ന് ചേർക്കുക). അതിന്റെ GSTIN, വിലാസം, നഗരം, പിൻ, സംസ്ഥാനം എന്നിവ ഓരോ ഇൻവോയ്സിലും ചേരും. നിങ്ങളുടെ ടേണോവർ പരിധിയും തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
"Excel ടെംപ്ലേറ്റ് ഡൗൺലോഡ്" അമർത്തുക. അത് Excel, Google Sheets അല്ലെങ്കിൽ LibreOffice-ൽ തുറക്കും. ആദ്യ ഷീറ്റിൽ രണ്ട് ഉദാഹരണ വരികളുണ്ട്; രണ്ടാമത്തെ ഷീറ്റ് How to fill ഓരോ കോളവും വിശദീകരിക്കുന്നു.
ഒരു ഐറ്റത്തിന് ഒരു വരി പൂരിപ്പിക്കുക. ഒരേ Invoice No ഉള്ള വരികൾ ചേർന്ന് ഒരു ഇൻവോയ്സ് ആകും; വാങ്ങുന്നയാളുടെ വിവരങ്ങൾ അതിന്റെ ആദ്യ വരിയിൽ നിന്ന് എടുക്കും. ഉദാഹരണങ്ങൾ ഒഴിവാക്കുക.
ഫയൽ Excel (.xlsx) ആയി, അല്ലെങ്കിൽ CSV UTF-8 ആയി സേവ് ചെയ്ത്, "നിങ്ങളുടെ Excel അല്ലെങ്കിൽ CSV ഫയൽ തിരഞ്ഞെടുക്കുക" അമർത്തുക.
ലിസ്റ്റ് വായിക്കുക. ഓരോ ഇൻവോയ്സും റെഡി എന്നോ, വരി നമ്പറോടെ എന്താണ് ശരിയാക്കേണ്ടതെന്നോ കാണിക്കും. ആ വരികൾ Excel-ൽ ശരിയാക്കി, സേവ് ചെയ്ത്, ഫയൽ വീണ്ടും തിരഞ്ഞെടുക്കുക. ഇപ്പോഴും ശരിയാക്കേണ്ട ഇൻവോയ്സുകൾ ഫയലിൽ ചേരില്ല.
"ഇ-ഇൻവോയ്സ് ഫയൽ ഡൗൺലോഡ്" അമർത്തുക. പിന്നീട് IRN സഹിതം ഇവിടെ തന്നെ പ്രിന്റ് ചെയ്യണമെങ്കിൽ ഈ ഇൻവോയ്സുകൾ എന്റെ ഡാറ്റയിലും സേവ് ചെയ്യുക ടിക് ചെയ്തു തന്നെ വിടുക.
einvoice1.gst.gov.in › e-Invoice › Bulk Upload-ൽ അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യുക.
ഘട്ടം 3-ൽ പോർട്ടലിന്റെ മറുപടി ലോഡ് ചെയ്യുക: അപ്‌ലോഡിന് ശേഷം പോർട്ടലിൽ നിന്ന് ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുന്ന റിസൽട്ട് ഫയൽ (JSON, അല്ലെങ്കിൽ Excel റിസൽട്ട് ഷീറ്റ്). പൊരുത്തപ്പെടുന്ന ഓരോ സേവ് ചെയ്ത ഇൻവോയ്സിനും അതിന്റെ IRN, Ack നമ്പർ, ഒപ്പിട്ട QR കോഡ് കിട്ടും. ഒരു ഇൻവോയ്സ് പ്രിന്റ് ചെയ്യാൻ അതിനടുത്തുള്ള തുറന്ന് പ്രിന്റ് ചെയ്യുക അമർത്തുക.

കോളങ്ങൾ

കോളം	എന്ത് ടൈപ്പ് ചെയ്യണം	ഉദാഹരണം
Invoice No	16 അക്ഷരം വരെ: അക്ഷരങ്ങൾ, അക്കങ്ങൾ, / , -. 0, / അല്ലെങ്കിൽ - കൊണ്ട് തുടങ്ങരുത്.	INV/26-27/101
Invoice Date	DD/MM/YYYY, ഭാവിയിലെ തീയതി പാടില്ല	05/11/2026
Supply Type	B2B, SEZWP, SEZWOP, EXPWP, EXPWOP അല്ലെങ്കിൽ DEXP	B2B
Reverse Charge	Y അല്ലെങ്കിൽ N	N
Buyer GSTIN, Name, Address, City, PIN, State Code	രജിസ്ട്രേഷനിൽ ഉള്ളതുപോലെ. സംസ്ഥാനം 2 അക്ക GST കോഡായി (03 പഞ്ചാബ്, 27 മഹാരാഷ്ട്ര) അല്ലെങ്കിൽ അതിന്റെ പേരായി എഴുതാം	27AAPFU0939F1ZV
Place of Supply	സംസ്ഥാന കോഡ്; ഒഴിച്ചിട്ടാൽ = വാങ്ങുന്നയാളുടെ സംസ്ഥാനം	27
Item Description, HSN/SAC	6 അല്ലെങ്കിൽ 8 അക്ക HSN അല്ലെങ്കിൽ SAC	52051200
Quantity, Unit, Rate, Discount %, GST %	യൂണിറ്റ് GST കോഡായി (NOS, KGS, PCS, BOX…); നിരക്ക് GST-ക്ക് മുൻപ്	100 · KGS · 250 · 0 · 5

നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം ഷീറ്റും പ്രവർത്തിക്കും, അതിലെ തലക്കെട്ടുകൾ ഇവയോട് അടുത്താണെങ്കിൽ (ഉദാഹരണത്തിന് "Customer GSTIN" അല്ലെങ്കിൽ "HSN Code"). Excel-ൽ HSN കോഡുകളും സംസ്ഥാന കോഡുകളും ടെക്സ്റ്റായി ടൈപ്പ് ചെയ്യുക, അപ്പോൾ മുന്നിലെ പൂജ്യം (0401, 03) നഷ്ടപ്പെടില്ല; ഞങ്ങളുടെ ടെംപ്ലേറ്റ് ഇതിനകം അങ്ങനെയാണ് ചെയ്യുന്നത്.

ഒരു ഉദാഹരണം

ലുധിയാനയിലെ (സംസ്ഥാനം 03) ഒരു നൂൽ വ്യാപാരി 2026 നവംബർ 5-ന് രണ്ട് വാങ്ങുന്നവർക്ക് ബിൽ ചെയ്യുന്നു:

Invoice No	വാങ്ങുന്നയാളുടെ സംസ്ഥാനം	ഐറ്റം	അളവ് × നിരക്ക്	GST	നികുതി
INV/26-27/101	27 മഹാരാഷ്ട്ര	കോട്ടൺ നൂൽ, HSN 52051200	100 × ₹250	5%	IGST ₹1,250
INV/26-27/101	(അതേ ഇൻവോയ്സ്)	കോട്ടൺ നൂൽ, HSN 52052400	40 × ₹310	5%	IGST ₹620
INV/26-27/102	03 പഞ്ചാബ്	കോട്ടൺ നൂൽ, HSN 52051200	60 × ₹250	5%	CGST ₹375 + SGST ₹375

മൂന്ന് വരികൾ ചേർന്ന് രണ്ട് ഇൻവോയ്സുകൾ ആകുന്നു. ഇൻവോയ്സ് 101 സംസ്ഥാനങ്ങൾ തമ്മിലുള്ളതാണ് (₹37,400 + IGST ₹1,870 = ₹39,270); ഇൻവോയ്സ് 102 പഞ്ചാബിനുള്ളിൽ തന്നെ (₹15,000 + ₹750 = ₹15,750). ഒരൊറ്റ ഫയൽ രണ്ടിനെയും വഹിക്കും.

ഫയൽ നിരസിക്കപ്പെടാൻ ഇടയാക്കുന്ന തെറ്റുകൾ

ഇതിനകം രജിസ്റ്റർ ചെയ്ത ഇൻവോയ്സ് നമ്പർ (റദ്ദാക്കിയാലും ഓരോ നമ്പറിനും ഒരു IRN മാത്രമേ കിട്ടൂ).
4 അക്ക HSN കോഡുകൾ, അല്ലെങ്കിൽ GST HSN പട്ടികയിൽ ഇല്ലാത്ത കോഡുകൾ.
തിരഞ്ഞെടുത്ത സംസ്ഥാനത്തിന്റേതല്ലാത്ത പിൻ കോഡ്.
തെറ്റായ GSTIN, അല്ലെങ്കിൽ റദ്ദാക്കപ്പെട്ട വാങ്ങുന്നയാളുടെ GSTIN.
₹10 കോടിയോ അതിൽ കൂടുതലോ ഉള്ള ബിസിനസുകൾക്ക്, 30 ദിവസത്തിൽ കൂടുതൽ പഴക്കമുള്ള ഇൻവോയ്സുകൾ.

ആദ്യം ചെറിയ ഫയൽ പരീക്ഷിക്കുക. ഒരു മാസം മുഴുവൻ ചെയ്യുംമുൻപ് രണ്ടോ മൂന്നോ ഇൻവോയ്സുകൾ അപ്‌ലോഡ് ചെയ്തു നോക്കുക. പോർട്ടൽ ഒന്ന് നിരസിച്ചാൽ, അതിന്റെ എറർ ഫീൽഡിന്റെ പേര് പറയും: ആ വരി ശരിയാക്കി ഫയൽ വീണ്ടും ഉണ്ടാക്കുക. IRP സ്വന്തം Excel അടിസ്ഥാനമാക്കിയ ബൾക്ക് ടൂളും നൽകുന്നുണ്ട്; നിങ്ങൾക്ക് സൗകര്യമുള്ളത് ഉപയോഗിക്കുക.

നിങ്ങളുടെ ഇ-ഇൻവോയ്സ് ഫയൽ ഇപ്പോൾ തന്നെ ഉണ്ടാക്കുക. ഒരു ഇൻവോയ്സ് അല്ലെങ്കിൽ ഒരു മുഴുവൻ ഷീറ്റ്.മേക്കർ തുറക്കുക