ই-ইনভয়েস › Excel থেকে বাল্ক ই-ইনভয়েস
Excel থেকে বাল্ক ই-ইনভয়েস: অনেক ইনভয়েসের একটাই ফাইল
IRP-র বাল্ক আপলোডে অনেক ইনভয়েস থাকা একটা JSON ফাইল নেওয়া হয়। প্রতিটা ইনভয়েস হাতে লেখার বদলে একটা Excel শিট ভরুন, আর মেকার সেটাকে ওই ফাইলে বদলে দেবে, প্রতিটা ইনভয়েস আগে যাচাই করে।
ধাপে ধাপে
- “Excel থেকে একসাথে অনেক ইনভয়েস”-এর ধাপ 1-এ আপনার ব্যবসা বেছে নিন। এটা আপনার সেভ করা ব্যবসা থেকে আসে (তালিকা খালি থাকলে আমার ডেটা-য় একটা যোগ করুন)। এর GSTIN, ঠিকানা, শহর, পিন আর রাজ্য প্রতিটা ইনভয়েসে বসবে। আপনার টার্নওভারও বেছে নিন।
- “Excel টেমপ্লেট ডাউনলোড করুন” চাপুন। এটা Excel, Google Sheets বা LibreOffice-এ খোলে। প্রথম শিটে দুটো উদাহরণ সারি আছে; দ্বিতীয় শিট How to fill-এ প্রতিটা কলাম বোঝানো আছে।
- প্রতি আইটেমে একটা সারি ভরুন। একই Invoice No-র সারিগুলো মিলে একটা ইনভয়েস হয়; ক্রেতার তথ্য তার প্রথম সারি থেকে পড়া হয়। উদাহরণ সারিগুলো মুছে দিন।
- ফাইলটা Excel (.xlsx) হিসেবে সেভ করুন, বা CSV UTF-8 হিসেবে, আর “আপনার Excel বা CSV ফাইল বেছে নিন” চাপুন।
- তালিকাটা পড়ুন। প্রতিটা ইনভয়েসের পাশে তৈরি লেখা থাকবে, বা সারি নম্বর সহ কী ঠিক করতে হবে। Excel-এ সেই সারিগুলো ঠিক করুন, সেভ করুন, আর ফাইলটা আবার বেছে নিন। যে ইনভয়েস তখনও ঠিক করা বাকি, সেটা ফাইলে নেওয়া হয় না।
- “ই-ইনভয়েস ফাইল ডাউনলোড করুন” চাপুন। পরে IRN সহ এখানেই প্রিন্ট করতে চাইলে এই ইনভয়েসগুলো আমার ডেটায়ও সেভ করুন টিক দেওয়া রাখুন।
- einvoice1.gst.gov.in › e-Invoice › Bulk Upload-এ আপলোড করুন।
- ধাপ 3-এ পোর্টালের উত্তর লোড করুন: আপলোডের পর পোর্টাল থেকে যে রেজাল্ট ফাইল ডাউনলোড করেন (JSON, বা Excel রেজাল্ট শিট)। মিলে যাওয়া প্রতিটা সেভ করা ইনভয়েস তার IRN, Ack নম্বর আর সাইন করা QR কোড পায়। প্রিন্ট করতে ইনভয়েসের পাশে খুলে প্রিন্ট করুন চাপুন।
কলামগুলো
| কলাম | কী লিখবেন | উদাহরণ |
|---|---|---|
| Invoice No | সর্বোচ্চ 16টা অক্ষর: অক্ষর, অঙ্ক, / আর -। 0, / বা - দিয়ে শুরু নয়। | INV/26-27/101 |
| Invoice Date | DD/MM/YYYY, ভবিষ্যতের তারিখ নয় | 05/11/2026 |
| Supply Type | B2B, SEZWP, SEZWOP, EXPWP, EXPWOP বা DEXP | B2B |
| Reverse Charge | Y বা N | N |
| Buyer GSTIN, Name, Address, City, PIN, State Code | রেজিস্ট্রেশনে যেমন আছে। রাজ্য 2 অঙ্কের GST কোডে (03 পাঞ্জাব, 27 মহারাষ্ট্র) বা নামে | 27AAPFU0939F1ZV |
| Place of Supply | রাজ্যের কোড; খালি থাকলে ক্রেতার রাজ্য | 27 |
| Item Description, HSN/SAC | 6 বা 8 অঙ্কের HSN বা SAC | 52051200 |
| Quantity, Unit, Rate, Discount %, GST % | ইউনিট GST কোডে (NOS, KGS, PCS, BOX…); রেট GST ছাড়া | 100 · KGS · 250 · 0 · 5 |
এই নামগুলোর কাছাকাছি হলে আপনার নিজের শিটও চলে (যেমন “Customer GSTIN” বা “HSN Code”)। Excel-এ HSN কোড আর রাজ্যের কোড টেক্সট হিসেবে লিখুন, যাতে শুরুর শূন্য (0401, 03) হারিয়ে না যায়; আমাদের টেমপ্লেটে সেটা আগেই করা আছে।
একটা উদাহরণ
লুধিয়ানার একজন সুতোর ব্যবসায়ী (রাজ্য 03) 5 নভেম্বর 2026 তারিখে দুজন ক্রেতাকে বিল করছেন:
| Invoice No | ক্রেতার রাজ্য | আইটেম | পরিমাণ × রেট | GST | ট্যাক্স |
|---|---|---|---|---|---|
| INV/26-27/101 | 27 মহারাষ্ট্র | সুতির সুতো, HSN 52051200 | 100 × ₹250 | 5% | IGST ₹1,250 |
| INV/26-27/101 | (একই ইনভয়েস) | সুতির সুতো, HSN 52052400 | 40 × ₹310 | 5% | IGST ₹620 |
| INV/26-27/102 | 03 পাঞ্জাব | সুতির সুতো, HSN 52051200 | 60 × ₹250 | 5% | CGST ₹375 + SGST ₹375 |
তিনটা সারি মিলে দুটো ইনভয়েস হয়। ইনভয়েস 101 আন্তঃরাজ্য (₹37,400 + IGST ₹1,870 = ₹39,270); ইনভয়েস 102 পাঞ্জাবের ভেতরেই (₹15,000 + ₹750 = ₹15,750)। একটা ফাইলেই দুটো থাকে।
যেসব ভুলে ফাইল বাতিল হয়
- আগেই রেজিস্টার হয়ে যাওয়া ইনভয়েস নম্বর (প্রতিটা নম্বরে একটাই IRN হতে পারে, বাতিল করলেও)।
- 4 অঙ্কের HSN কোড, বা GST HSN তালিকায় নেই এমন কোড।
- বেছে নেওয়া রাজ্যের সাথে মেলে না এমন পিন কোড।
- ভুল GSTIN, বা বাতিল হয়ে যাওয়া ক্রেতার GSTIN।
- ₹10 কোটি বা তার বেশি টার্নওভারের ব্যবসার জন্য 30 দিনের চেয়ে পুরনো ইনভয়েস।
আগে ছোট ফাইল দিয়ে চেষ্টা করুন। পুরো মাসের আগে দুটো-তিনটে ইনভয়েস আপলোড করুন। পোর্টাল কোনোটা ফেরত দিলে তার এররে ফিল্ডের নাম থাকে: সেই সারি ঠিক করে আবার ফাইল বানান। IRP নিজেরও Excel-ভিত্তিক বাল্ক টুল দেয়; যেটা সুবিধার, সেটা ব্যবহার করুন।
এখনই আপনার ই-ইনভয়েস ফাইল বানান। একটা ইনভয়েস বা পুরো শিট।মেকার খুলুন