ઈ-ઇન્વૉઇસ › Excel માંથી બલ્ક ઈ-ઇન્વૉઇસ
Excel માંથી બલ્ક ઈ-ઇન્વૉઇસ: ઘણાં ઇન્વૉઇસની એક ફાઇલ
IRP નો બલ્ક અપલોડ ઘણાં ઇન્વૉઇસ ધરાવતી એક JSON ફાઇલ લે છે. દરેક ઇન્વૉઇસ ટાઇપ કરવાને બદલે એક Excel શીટ ભરો અને મેકરને તેમાંથી તે ફાઇલ બનાવવા દો; તે પહેલાં દરેક ઇન્વૉઇસ તપાસે છે.
સ્ટેપ બાય સ્ટેપ
- "Excel માંથી એકસાથે ઘણાં ઇન્વૉઇસ" ના સ્ટેપ 1 માં તમારો બિઝનેસ પસંદ કરો. તે તમારા સેવ કરેલા બિઝનેસમાંથી આવે છે (યાદી ખાલી હોય તો મારો ડેટા માં એક ઉમેરો). તેનો GSTIN, સરનામું, શહેર, PIN અને રાજ્ય દરેક ઇન્વૉઇસમાં જાય છે. તમારો ટર્નઓવર બેન્ડ પણ પસંદ કરો.
- "Excel ટેમ્પ્લેટ ડાઉનલોડ કરો" દબાવો. તે Excel, Google Sheets કે LibreOffice માં ખુલે છે. પહેલી શીટમાં બે ઉદાહરણની લાઇન હોય છે; બીજી શીટ, How to fill, દરેક કૉલમ સમજાવે છે.
- દરેક આઇટમ માટે એક લાઇન ભરો. એક જ Invoice No વાળી લાઇનોનું એક ઇન્વૉઇસ બને છે; ખરીદદારની વિગતો તેની પહેલી લાઇનમાંથી વંચાય છે. ઉદાહરણની લાઇન કાઢી નાખો.
- ફાઇલ સેવ કરો Excel (.xlsx) તરીકે, અથવા CSV UTF-8 તરીકે, અને "તમારી Excel અથવા CSV ફાઇલ પસંદ કરો" દબાવો.
- યાદી વાંચો. દરેક ઇન્વૉઇસ સામે તૈયાર દેખાય છે અથવા શું સુધારવું તે લાઇન નંબર સાથે દેખાય છે. તે લાઇનો Excel માં સુધારો, સેવ કરો અને ફાઇલ ફરી પસંદ કરો. જે ઇન્વૉઇસ હજી સુધારવાનાં હોય તે ફાઇલમાંથી બાકાત રહે છે.
- "ઈ-ઇન્વૉઇસ ફાઇલ ડાઉનલોડ કરો" દબાવો. પછી IRN સાથે અહીં જ પ્રિન્ટ કરવાં હોય તો આ ઇન્વૉઇસ મારો ડેટા માં પણ સેવ કરો ટિક રાખો.
- einvoice1.gst.gov.in › e-Invoice › Bulk Upload પર અપલોડ કરો.
- સ્ટેપ 3 માં પોર્ટલનો જવાબ લોડ કરો: અપલોડ પછી પોર્ટલ પરથી ડાઉનલોડ કરેલી પરિણામ ફાઇલ (JSON, અથવા Excel પરિણામ શીટ). મેળ ખાતા દરેક સેવ કરેલા ઇન્વૉઇસને તેનો IRN, Ack નંબર અને સાઇન કરેલો QR કોડ મળે છે. ઇન્વૉઇસની બાજુમાં ખોલો અને પ્રિન્ટ કરો દબાવીને પ્રિન્ટ કરો.
કૉલમ
| કૉલમ | શું ટાઇપ કરવું | ઉદાહરણ |
|---|---|---|
| Invoice No | વધુમાં વધુ 16 અક્ષર: અક્ષર, આંકડા, / અને -. 0, / કે - થી શરૂ નહીં. | INV/26-27/101 |
| Invoice Date | DD/MM/YYYY, ભવિષ્યની તારીખ નહીં | 05/11/2026 |
| Supply Type | B2B, SEZWP, SEZWOP, EXPWP, EXPWOP કે DEXP | B2B |
| Reverse Charge | Y કે N | N |
| Buyer GSTIN, Name, Address, City, PIN, State Code | રજિસ્ટ્રેશન મુજબ. રાજ્ય 2 આંકડાના GST કોડથી (03 પંજાબ, 27 મહારાષ્ટ્ર) કે તેના નામથી | 27AAPFU0939F1ZV |
| Place of Supply | રાજ્ય કોડ; ખાલી = ખરીદદારનું રાજ્ય | 27 |
| Item Description, HSN/SAC | 6 કે 8 આંકડાનો HSN અથવા SAC | 52051200 |
| Quantity, Unit, Rate, Discount %, GST % | યુનિટ GST કોડમાં (NOS, KGS, PCS, BOX…); રેટ GST પહેલાંનો | 100 · KGS · 250 · 0 · 5 |
તમારી પોતાની શીટ પણ ચાલે, જો તેનાં હેડિંગ આનાથી મળતાં હોય (જેમ કે "Customer GSTIN" કે "HSN Code"). Excel માં HSN કોડ અને રાજ્ય કોડ ટેક્સ્ટ તરીકે ટાઇપ કરો, જેથી શરૂઆતનો શૂન્ય (0401, 03) ન જાય; અમારું ટેમ્પ્લેટ આ પહેલેથી કરે છે.
એક ઉદાહરણ
લુધિયાણાનો એક સૂતરનો વેપારી (રાજ્ય 03) 5 નવેમ્બર 2026 ના રોજ બે ખરીદદારોને બિલ આપે છે:
| Invoice No | ખરીદદારનું રાજ્ય | આઇટમ | Qty × Rate | GST | ટેક્સ |
|---|---|---|---|---|---|
| INV/26-27/101 | 27 મહારાષ્ટ્ર | સુતરાઉ સૂતર, HSN 52051200 | 100 × ₹250 | 5% | IGST ₹1,250 |
| INV/26-27/101 | (એ જ ઇન્વૉઇસ) | સુતરાઉ સૂતર, HSN 52052400 | 40 × ₹310 | 5% | IGST ₹620 |
| INV/26-27/102 | 03 પંજાબ | સુતરાઉ સૂતર, HSN 52051200 | 60 × ₹250 | 5% | CGST ₹375 + SGST ₹375 |
ત્રણ લાઇનમાંથી બે ઇન્વૉઇસ બને છે. ઇન્વૉઇસ 101 આંતરરાજ્ય છે (₹37,400 + IGST ₹1,870 = ₹39,270); ઇન્વૉઇસ 102 પંજાબમાં જ રહે છે (₹15,000 + ₹750 = ₹15,750). એક ફાઇલમાં બંને જાય છે.
ફાઇલ નકારાય તેવી ભૂલો
- પહેલેથી રજિસ્ટર થયેલો ઇન્વૉઇસ નંબર (દરેક નંબરને ફક્ત એક IRN મળે છે, રદ કર્યા પછી પણ).
- 4 આંકડાના HSN કોડ, કે GST HSN યાદીમાં ન હોય તેવા કોડ.
- પસંદ કરેલા રાજ્યનો ન હોય તેવો PIN કોડ.
- ખોટો GSTIN, કે રદ થયેલો ખરીદદારનો GSTIN.
- ₹10 કરોડ કે વધુ ટર્નઓવરના બિઝનેસ માટે 30 દિવસથી જૂનાં ઇન્વૉઇસ.
પહેલાં નાની ફાઇલ અજમાવો. આખા મહિના પહેલાં બે-ત્રણ ઇન્વૉઇસ અપલોડ કરો. પોર્ટલ કોઈ નકારે તો તેની એરરમાં ફીલ્ડનું નામ આવે છે: તે લાઇન સુધારો અને ફાઇલ ફરી બનાવો. IRP નું પોતાનું Excel આધારિત બલ્ક ટૂલ પણ છે; જે અનુકૂળ લાગે તે વાપરો.
તમારી ઈ-ઇન્વૉઇસ ફાઇલ હમણાં જ બનાવો. એક ઇન્વૉઇસ કે આખી શીટ.મેકર ખોલો