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Excel से बल्क ई-इनवॉइस: कई इनवॉइस की एक फ़ाइल
IRP का बल्क अपलोड एक JSON फ़ाइल लेता है जिसमें कई इनवॉइस होते हैं। हर इनवॉइस टाइप करने की जगह एक Excel शीट भरें, मेकर उसे वह फ़ाइल बना देगा, और पहले हर इनवॉइस जाँच भी लेगा।
स्टेप बाय स्टेप
- अपना बिज़नेस चुनें। “Excel से एक साथ कई इनवॉइस” के स्टेप 1 में। यह आपके सेव किए बिज़नेस में से आता है (लिस्ट खाली हो तो मेरा डेटा में जोड़ें)। इसका GSTIN, पता, शहर, पिन और राज्य हर इनवॉइस में जाएगा। अपना टर्नओवर भी चुनें।
- “Excel टेम्पलेट डाउनलोड करें” दबाएँ। यह Excel, Google Sheets या LibreOffice में खुलता है। पहली शीट में दो उदाहरण लाइनें हैं; दूसरी शीट How to fill हर कॉलम समझाती है।
- हर आइटम की एक लाइन भरें। एक ही Invoice No वाली लाइनों से एक इनवॉइस बनता है; खरीदार की जानकारी उसकी पहली लाइन से ली जाती है। उदाहरण वाली लाइनें मिटा दें।
- फ़ाइल सेव करें Excel (.xlsx) में, या CSV UTF-8 में, और “अपनी Excel या CSV फ़ाइल चुनें” दबाएँ।
- लिस्ट पढ़ें। हर इनवॉइस पर तैयार दिखेगा या लाइन नंबर के साथ क्या ठीक करना है। उन लाइनों को Excel में ठीक करें, सेव करें और फ़ाइल दोबारा चुनें। जो इनवॉइस अब भी ठीक करने वाले हैं, वे फ़ाइल में नहीं जाते।
- “ई-इनवॉइस फ़ाइल डाउनलोड करें” दबाएँ। अगर बाद में IRN के साथ यहीं प्रिंट करना चाहते हैं तो ये इनवॉइस मेरा डेटा में भी सेव करें पर टिक रहने दें।
- अपलोड करें einvoice1.gst.gov.in › e-Invoice › Bulk Upload पर।
- स्टेप 3 में पोर्टल का जवाब लोड करें: अपलोड के बाद पोर्टल से डाउनलोड की गई नतीजे की फ़ाइल (JSON, या नतीजे वाली Excel शीट)। मिलते-जुलते हर सेव किए इनवॉइस को उसका IRN, Ack नंबर और साइन किया QR कोड मिल जाता है। प्रिंट करने के लिए इनवॉइस के पास खोलें और प्रिंट करें दबाएँ।
कॉलम
| कॉलम | क्या लिखें | उदाहरण |
|---|---|---|
| Invoice No | ज़्यादा से ज़्यादा 16 अक्षर: अक्षर, अंक, / और -। शुरू में 0, / या - नहीं। | INV/26-27/101 |
| Invoice Date | DD/MM/YYYY, आगे की तारीख नहीं | 05/11/2026 |
| Supply Type | B2B, SEZWP, SEZWOP, EXPWP, EXPWOP या DEXP | B2B |
| Reverse Charge | Y या N | N |
| Buyer GSTIN, Name, Address, City, PIN, State Code | जैसा रजिस्टर्ड है। राज्य 2 अंक के GST कोड में (03 पंजाब, 27 महाराष्ट्र) या उसका नाम | 27AAPFU0939F1ZV |
| Place of Supply | राज्य कोड; खाली हो तो खरीदार का राज्य | 27 |
| Item Description, HSN/SAC | 6 या 8 अंक का HSN या SAC | 52051200 |
| Quantity, Unit, Rate, Discount %, GST % | यूनिट GST कोड में (NOS, KGS, PCS, BOX…); रेट GST से पहले का | 100 · KGS · 250 · 0 · 5 |
आपकी अपनी शीट भी चलेगी, अगर उसके हेडिंग इनसे मिलते-जुलते हों (जैसे “Customer GSTIN” या “HSN Code”)। Excel में HSN कोड और राज्य कोड टेक्स्ट की तरह टाइप करें ताकि शुरू का ज़ीरो (0401, 03) न कटे; हमारा टेम्पलेट यह पहले से करता है।
एक पूरा उदाहरण
लुधियाना का एक धागे का व्यापारी (राज्य 03) 5 नवंबर 2026 को दो खरीदारों को बिल देता है:
| Invoice No | खरीदार का राज्य | आइटम | मात्रा × रेट | GST | टैक्स |
|---|---|---|---|---|---|
| INV/26-27/101 | 27 महाराष्ट्र | सूती धागा, HSN 52051200 | 100 × ₹250 | 5% | IGST ₹1,250 |
| INV/26-27/101 | (वही इनवॉइस) | सूती धागा, HSN 52052400 | 40 × ₹310 | 5% | IGST ₹620 |
| INV/26-27/102 | 03 पंजाब | सूती धागा, HSN 52051200 | 60 × ₹250 | 5% | CGST ₹375 + SGST ₹375 |
तीन लाइनों से दो इनवॉइस बनते हैं। इनवॉइस 101 राज्य से बाहर का है (₹37,400 + IGST ₹1,870 = ₹39,270); इनवॉइस 102 पंजाब के अंदर रहता है (₹15,000 + ₹750 = ₹15,750)। एक फ़ाइल में दोनों जाते हैं।
वे गलतियाँ जिनसे फ़ाइल वापस हो जाती है
- ऐसा इनवॉइस नंबर जो पहले ही रजिस्टर हो चुका है (हर नंबर पर सिर्फ़ एक IRN बन सकता है, कैंसिल करने के बाद भी)।
- 4 अंक के HSN कोड, या ऐसे कोड जो GST की HSN लिस्ट में नहीं हैं।
- ऐसा पिन कोड जो चुने हुए राज्य का नहीं है।
- गलत GSTIN, या खरीदार का GSTIN जो कैंसिल हो चुका है।
- 30 दिन से पुराने इनवॉइस, ₹10 करोड़ या उससे ज़्यादा टर्नओवर वाले बिज़नेस के लिए।
पहले छोटी फ़ाइल आज़माएँ। पूरे महीने से पहले दो-तीन इनवॉइस अपलोड करके देखें। पोर्टल कोई इनवॉइस लौटाए तो उसकी एरर में फ़ील्ड का नाम होता है: वह लाइन ठीक करें और फ़ाइल दोबारा बनाएँ। IRP का अपना Excel वाला बल्क टूल भी है; जो आपको सही लगे वही इस्तेमाल करें।
अपनी ई-इनवॉइस फ़ाइल अभी बनाएँ। एक इनवॉइस या पूरी शीट।मेकर खोलें