ਈ-ਇਨਵੌਇਸ › Excel ਤੋਂ ਬਲਕ ਈ-ਇਨਵੌਇਸ
Excel ਤੋਂ ਬਲਕ ਈ-ਇਨਵੌਇਸ: ਕਈ ਇਨਵੌਇਸਾਂ ਦੀ ਇੱਕ ਫ਼ਾਈਲ
IRP ਦਾ ਬਲਕ ਅੱਪਲੋਡ ਇੱਕ JSON ਫ਼ਾਈਲ ਲੈਂਦਾ ਹੈ ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਕਈ ਇਨਵੌਇਸ ਹੁੰਦੇ ਹਨ। ਹਰ ਇਨਵੌਇਸ ਟਾਈਪ ਕਰਨ ਦੀ ਥਾਂ ਇੱਕ Excel ਸ਼ੀਟ ਭਰੋ, ਮੇਕਰ ਉਸ ਨੂੰ ਉਹ ਫ਼ਾਈਲ ਬਣਾ ਦੇਵੇਗਾ, ਅਤੇ ਪਹਿਲਾਂ ਹਰ ਇਨਵੌਇਸ ਨੂੰ ਜਾਂਚ ਵੀ ਲਵੇਗਾ।
ਕਦਮ-ਦਰ-ਕਦਮ
- ਆਪਣਾ ਬਿਜ਼ਨਸ ਚੁਣੋ। “Excel ਤੋਂ ਇੱਕੋ ਵਾਰ ਕਈ ਇਨਵੌਇਸ” ਦੇ ਕਦਮ 1 ਵਿੱਚ। ਇਹ ਤੁਹਾਡੇ ਸੇਵ ਕੀਤੇ ਬਿਜ਼ਨਸਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਆਉਂਦਾ ਹੈ (ਲਿਸਟ ਖਾਲੀ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਮੇਰਾ ਡਾਟਾ ਵਿੱਚ ਜੋੜੋ)। ਇਸ ਦਾ GSTIN, ਪਤਾ, ਸ਼ਹਿਰ, ਪਿੰਨ ਅਤੇ ਰਾਜ ਹਰ ਇਨਵੌਇਸ ਵਿੱਚ ਜਾਵੇਗਾ। ਆਪਣਾ ਟਰਨਓਵਰ ਵੀ ਚੁਣੋ।
- “Excel ਟੈਂਪਲੇਟ ਡਾਊਨਲੋਡ ਕਰੋ” ਦਬਾਓ। ਇਹ Excel, Google Sheets ਜਾਂ LibreOffice ਵਿੱਚ ਖੁੱਲ੍ਹਦਾ ਹੈ। ਪਹਿਲੀ ਸ਼ੀਟ ਵਿੱਚ ਦੋ ਉਦਾਹਰਣ ਲਾਈਨਾਂ ਹਨ; ਦੂਜੀ ਸ਼ੀਟ How to fill ਹਰ ਕਾਲਮ ਸਮਝਾਉਂਦੀ ਹੈ।
- ਹਰ ਆਈਟਮ ਦੀ ਇੱਕ ਲਾਈਨ ਭਰੋ। ਇੱਕੋ Invoice No ਵਾਲੀਆਂ ਲਾਈਨਾਂ ਤੋਂ ਇੱਕ ਇਨਵੌਇਸ ਬਣਦਾ ਹੈ; ਖਰੀਦਦਾਰ ਦੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਉਸ ਦੀ ਪਹਿਲੀ ਲਾਈਨ ਤੋਂ ਲਈ ਜਾਂਦੀ ਹੈ। ਉਦਾਹਰਣ ਵਾਲੀਆਂ ਲਾਈਨਾਂ ਮਿਟਾ ਦਿਓ।
- ਫ਼ਾਈਲ ਸੇਵ ਕਰੋ Excel (.xlsx) ਵਿੱਚ, ਜਾਂ CSV UTF-8 ਵਿੱਚ, ਅਤੇ “ਆਪਣੀ Excel ਜਾਂ CSV ਫ਼ਾਈਲ ਚੁਣੋ” ਦਬਾਓ।
- ਲਿਸਟ ਪੜ੍ਹੋ। ਹਰ ਇਨਵੌਇਸ ’ਤੇ ਤਿਆਰ ਦਿਖੇਗਾ ਜਾਂ ਲਾਈਨ ਨੰਬਰ ਨਾਲ ਕੀ ਠੀਕ ਕਰਨਾ ਹੈ। ਉਨ੍ਹਾਂ ਲਾਈਨਾਂ ਨੂੰ Excel ਵਿੱਚ ਠੀਕ ਕਰੋ, ਸੇਵ ਕਰੋ ਅਤੇ ਫ਼ਾਈਲ ਦੁਬਾਰਾ ਚੁਣੋ। ਜਿਹੜੇ ਇਨਵੌਇਸ ਹਾਲੇ ਵੀ ਠੀਕ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਹਨ, ਉਹ ਫ਼ਾਈਲ ਵਿੱਚ ਨਹੀਂ ਜਾਂਦੇ।
- “ਈ-ਇਨਵੌਇਸ ਫ਼ਾਈਲ ਡਾਊਨਲੋਡ ਕਰੋ” ਦਬਾਓ। ਜੇ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ IRN ਨਾਲ ਇੱਥੇ ਹੀ ਪ੍ਰਿੰਟ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਇਹ ਇਨਵੌਇਸ ਮੇਰਾ ਡਾਟਾ ਵਿੱਚ ਵੀ ਸੇਵ ਕਰੋ ’ਤੇ ਟਿੱਕ ਰਹਿਣ ਦਿਓ।
- ਅੱਪਲੋਡ ਕਰੋ einvoice1.gst.gov.in › e-Invoice › Bulk Upload ’ਤੇ।
- ਕਦਮ 3 ਵਿੱਚ ਪੋਰਟਲ ਦਾ ਜਵਾਬ ਲੋਡ ਕਰੋ: ਅੱਪਲੋਡ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਪੋਰਟਲ ਤੋਂ ਡਾਊਨਲੋਡ ਕੀਤੀ ਨਤੀਜੇ ਦੀ ਫ਼ਾਈਲ (JSON, ਜਾਂ ਨਤੀਜੇ ਵਾਲੀ Excel ਸ਼ੀਟ)। ਮਿਲਦੇ ਹਰ ਸੇਵ ਕੀਤੇ ਇਨਵੌਇਸ ਨੂੰ ਉਸ ਦਾ IRN, Ack ਨੰਬਰ ਅਤੇ ਸਾਈਨ ਕੀਤਾ QR ਕੋਡ ਮਿਲ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਪ੍ਰਿੰਟ ਕਰਨ ਲਈ ਇਨਵੌਇਸ ਕੋਲ ਖੋਲ੍ਹੋ ਅਤੇ ਪ੍ਰਿੰਟ ਕਰੋ ਦਬਾਓ।
ਕਾਲਮ
| ਕਾਲਮ | ਕੀ ਲਿਖਣਾ ਹੈ | ਉਦਾਹਰਣ |
|---|---|---|
| Invoice No | ਵੱਧ ਤੋਂ ਵੱਧ 16 ਅੱਖਰ: ਅੱਖਰ, ਅੰਕ, / ਅਤੇ -। ਸ਼ੁਰੂ ਵਿੱਚ 0, / ਜਾਂ - ਨਹੀਂ। | INV/26-27/101 |
| Invoice Date | DD/MM/YYYY, ਅੱਗੇ ਦੀ ਤਾਰੀਖ ਨਹੀਂ | 05/11/2026 |
| Supply Type | B2B, SEZWP, SEZWOP, EXPWP, EXPWOP ਜਾਂ DEXP | B2B |
| Reverse Charge | Y ਜਾਂ N | N |
| Buyer GSTIN, Name, Address, City, PIN, State Code | ਜਿਵੇਂ ਰਜਿਸਟਰਡ ਹੈ। ਰਾਜ 2 ਅੰਕਾਂ ਦੇ GST ਕੋਡ ਵਿੱਚ (03 ਪੰਜਾਬ, 27 ਮਹਾਰਾਸ਼ਟਰ) ਜਾਂ ਉਸ ਦਾ ਨਾਂ | 27AAPFU0939F1ZV |
| Place of Supply | ਰਾਜ ਕੋਡ; ਖਾਲੀ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਖਰੀਦਦਾਰ ਦਾ ਰਾਜ | 27 |
| Item Description, HSN/SAC | 6 ਜਾਂ 8 ਅੰਕਾਂ ਦਾ HSN ਜਾਂ SAC | 52051200 |
| Quantity, Unit, Rate, Discount %, GST % | ਯੂਨਿਟ GST ਕੋਡ ਵਿੱਚ (NOS, KGS, PCS, BOX…); ਰੇਟ GST ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਦਾ | 100 · KGS · 250 · 0 · 5 |
ਤੁਹਾਡੀ ਆਪਣੀ ਸ਼ੀਟ ਵੀ ਚੱਲੇਗੀ, ਜੇ ਉਸ ਦੇ ਹੈਡਿੰਗ ਇਨ੍ਹਾਂ ਨਾਲ ਮਿਲਦੇ-ਜੁਲਦੇ ਹੋਣ (ਜਿਵੇਂ “Customer GSTIN” ਜਾਂ “HSN Code”)। Excel ਵਿੱਚ HSN ਕੋਡ ਅਤੇ ਰਾਜ ਕੋਡ ਟੈਕਸਟ ਵਾਂਗ ਟਾਈਪ ਕਰੋ ਤਾਂ ਜੋ ਸ਼ੁਰੂ ਦਾ ਜ਼ੀਰੋ (0401, 03) ਨਾ ਕੱਟਿਆ ਜਾਵੇ; ਸਾਡਾ ਟੈਂਪਲੇਟ ਇਹ ਪਹਿਲਾਂ ਤੋਂ ਕਰਦਾ ਹੈ।
ਇੱਕ ਪੂਰੀ ਉਦਾਹਰਣ
ਲੁਧਿਆਣੇ ਦਾ ਇੱਕ ਧਾਗੇ ਦਾ ਵਪਾਰੀ (ਰਾਜ 03) 5 ਨਵੰਬਰ 2026 ਨੂੰ ਦੋ ਖਰੀਦਦਾਰਾਂ ਨੂੰ ਬਿੱਲ ਦਿੰਦਾ ਹੈ:
| Invoice No | ਖਰੀਦਦਾਰ ਦਾ ਰਾਜ | ਆਈਟਮ | ਮਾਤਰਾ × ਰੇਟ | GST | ਟੈਕਸ |
|---|---|---|---|---|---|
| INV/26-27/101 | 27 ਮਹਾਰਾਸ਼ਟਰ | ਸੂਤੀ ਧਾਗਾ, HSN 52051200 | 100 × ₹250 | 5% | IGST ₹1,250 |
| INV/26-27/101 | (ਉਹੀ ਇਨਵੌਇਸ) | ਸੂਤੀ ਧਾਗਾ, HSN 52052400 | 40 × ₹310 | 5% | IGST ₹620 |
| INV/26-27/102 | 03 ਪੰਜਾਬ | ਸੂਤੀ ਧਾਗਾ, HSN 52051200 | 60 × ₹250 | 5% | CGST ₹375 + SGST ₹375 |
ਤਿੰਨ ਲਾਈਨਾਂ ਤੋਂ ਦੋ ਇਨਵੌਇਸ ਬਣਦੇ ਹਨ। ਇਨਵੌਇਸ 101 ਰਾਜ ਤੋਂ ਬਾਹਰ ਦਾ ਹੈ (₹37,400 + IGST ₹1,870 = ₹39,270); ਇਨਵੌਇਸ 102 ਪੰਜਾਬ ਦੇ ਅੰਦਰ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ (₹15,000 + ₹750 = ₹15,750)। ਇੱਕ ਫ਼ਾਈਲ ਵਿੱਚ ਦੋਵੇਂ ਜਾਂਦੇ ਹਨ।
ਉਹ ਗਲਤੀਆਂ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨਾਲ ਫ਼ਾਈਲ ਮੋੜ ਦਿੱਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ
- ਅਜਿਹਾ ਇਨਵੌਇਸ ਨੰਬਰ ਜੋ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਰਜਿਸਟਰ ਹੋ ਚੁੱਕਾ ਹੈ (ਹਰ ਨੰਬਰ ’ਤੇ ਸਿਰਫ਼ ਇੱਕ IRN ਬਣ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਕੈਂਸਲ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਵੀ)।
- 4 ਅੰਕਾਂ ਦੇ HSN ਕੋਡ, ਜਾਂ ਅਜਿਹੇ ਕੋਡ ਜੋ GST ਦੀ HSN ਲਿਸਟ ਵਿੱਚ ਨਹੀਂ ਹਨ।
- ਅਜਿਹਾ ਪਿੰਨ ਕੋਡ ਜੋ ਚੁਣੇ ਹੋਏ ਰਾਜ ਦਾ ਨਹੀਂ ਹੈ।
- ਗਲਤ GSTIN, ਜਾਂ ਖਰੀਦਦਾਰ ਦਾ GSTIN ਜੋ ਕੈਂਸਲ ਹੋ ਚੁੱਕਾ ਹੈ।
- 30 ਦਿਨਾਂ ਤੋਂ ਪੁਰਾਣੇ ਇਨਵੌਇਸ, ₹10 ਕਰੋੜ ਜਾਂ ਉਸ ਤੋਂ ਵੱਧ ਟਰਨਓਵਰ ਵਾਲੇ ਬਿਜ਼ਨਸਾਂ ਲਈ।
ਪਹਿਲਾਂ ਛੋਟੀ ਫ਼ਾਈਲ ਅਜ਼ਮਾਓ। ਪੂਰੇ ਮਹੀਨੇ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਦੋ-ਤਿੰਨ ਇਨਵੌਇਸ ਅੱਪਲੋਡ ਕਰ ਕੇ ਦੇਖੋ। ਪੋਰਟਲ ਕੋਈ ਇਨਵੌਇਸ ਮੋੜੇ ਤਾਂ ਉਸ ਦੀ ਐਰਰ ਵਿੱਚ ਫ਼ੀਲਡ ਦਾ ਨਾਂ ਹੁੰਦਾ ਹੈ: ਉਹ ਲਾਈਨ ਠੀਕ ਕਰੋ ਅਤੇ ਫ਼ਾਈਲ ਦੁਬਾਰਾ ਬਣਾਓ। IRP ਦਾ ਆਪਣਾ Excel ਵਾਲਾ ਬਲਕ ਟੂਲ ਵੀ ਹੈ; ਜੋ ਤੁਹਾਨੂੰ ਠੀਕ ਲੱਗੇ ਉਹੀ ਵਰਤੋ।
ਆਪਣੀ ਈ-ਇਨਵੌਇਸ ਫ਼ਾਈਲ ਹੁਣੇ ਬਣਾਓ। ਇੱਕ ਇਨਵੌਇਸ ਜਾਂ ਪੂਰੀ ਸ਼ੀਟ।ਮੇਕਰ ਖੋਲ੍ਹੋ